Toegang: Lekker belangrijk!

Eenvoudig toegang krijgen tot fysieke en digitale voorzieningen is belangrijk, maar niet vanzelfsprekend. Dat kwam aan de orde op maandag 30 maart tijdens een bijeenkomst over het in-, door- en uitstroomproces (IDU).

Sneller en eenvoudiger

Het moet beter! Dat was het motto van de bijeenkomst die georganiseerd werd door de medewerkers van programma Toegang OCW. ‘De eerste stap is dat iedere medewerker goed geregistreerd staat. Er moet één centrale bak zijn die klopt’, zo zei Freek Pals, senior adviseur bedrijfsvoering. Eric Copier, projectmanager IDU, vulde Freek aan: ‘Naast een correcte registratie, richten we ons op het proces rondom het verstrekken van voorzieningen. Dit proces moet minder complex worden met een geautomatiseerd proces-ondersteunend systeem. Alles moet sneller gaan en we willen inzicht hebben in de verstrekte voorzieningen en autorisaties. Daardoor beperk je het risico tot verlies van data en spullen. Medewerkers kunnen direct aan de slag en moeiteloos doorstromen naar andere dienstonderdelen of eenvoudig samenwerken binnen een interdepartementaal team.’

Toegang is zeker belangrijk, want als je bij het Rijk aangenomen bent is het bijzonder handig dat je werkelijk aan het werk kunt.’ Zo opende Joop Kruuk, programmadirecteur bedrijfsvoering OCW-FMICT, zijn verhaal aan de Strategisch Beheer Organisatie. Het is niet prettig wanneer je als nieuwe medewerker bij OCW niet direct aan de slag kunt op je eerste werkdag. Ook vertrekkende collega’s horen niet meer een werkplek of rijkspas te hebben wanneer ze het pand verlaten. Dit rijksbrede thema is aan de orde van de dag. De huidige processen bevatten veel handwerk en loketten, wat tijdrovend is en risico’s op fouten vergroot. Voor medewerkers is toegang tot informatie, systemen en gebouwen net zo vanzelfsprekend als water uit de kraan. Medewerkers willen plaats- en tijdonafhankelijk werken en samenwerken. Niet alleen binnen OCW, want we zien ook dat de Rijksoverheid steeds vaker interdepartementaal collectief samenwerkt.

Intern professionaliseren

Joop vertelde dat er rijksbreed allerlei initiatieven zijn om als één krachtige overheid samen te werken op het gebied van Toegang. ‘De rijksoverheid kent veel verschillende karakters. Dat maakt het lastig om snel een rijksbrede oplossing te bieden. De eerste stap voor OCW is dat we onze eigen processen herinrichten.’ Chris Libert, programmamanager Toegang, vertelde dat dit een verandering gaat betekenen voor het domein bedrijfsvoering. ‘We hebben als organisatie een grote verbetering te maken om ons te professionaliseren en in de toekomst klaar te zijn voor rijksbrede aansluiting. We staan voor een forse uitdaging, maar we hebben het proces geanalyseerd en een nieuw ontwerp gemaakt. Als we actief samenwerken in het implementeren van dit verbeterde IDU-proces, gaat het ons lukken om de eindgebruikers en medewerkers hiermee integraal, logisch, veilig en eenvoudig te laten werken en samenwerken. Daarmee worden we betrouwbaarder als organisatie, wordt bedrijfsvoering efficiënter en effectiever, verminderen we de beveiligingsrisico’s en blijven we een aantrekkelijke werkgever.

Meer informatie
Wil je meer weten over Toegang? Lees het visiedocument en een presentatie van programma Toegang.

Contact
Heb jij vragen? Neem contact op met Toegang@minocw.nl

Door Esmeralda Whittie