Vereenvoudigd en geautomatiseerd instroomproces

Deze week is er bij OCW een nieuw systeem, IDUSYS, in gebruik genomen dat het instroomproces van nieuwe medewerkers verbetert.

In IDUSYS worden niet alleen persoonlijke gegevens van nieuwe medewerkers geregistreerd maar ook de plek waar iemand komt te werken en wat diegene gaat doen. Dat bepaalt welke voorzieningen iemand krijgt. Deze worden via het systeem direct aangevraagd en daarna snel geleverd.

IDUSYS is onderdeel van het project ‘Optimalisatie In-, Door- en Uitstroomproces’ (IDU) en is een belangrijk resultaat van het project dat een jaar geleden van start ging. IDU maakt op zijn beurt weer deel uit van het programma Toegang OCW.

Een optimaal instroomproces is van belang voor nieuwe medewerkers, zodat zij bij de start van hun werkzaamheden zo snel mogelijk aan de slag kunnen. Het nieuwe systeem is essentieel om het proces snel en uniform te laten verlopen, waarbij de kans op fouten kleiner is dan voorheen. In het oude proces konden deze zaken niet gegarandeerd worden door de vele loketten en handmatige handelingen. 

Een procesverbetering is meer dan automatisering

Het automatiseren van een proces is het sluitstuk van een herinrichting, waar veel aan vooraf gaat. Eric Copier, projectmanager IDU: “In een multidisciplinair team binnen OCW, bestaande uit HRM, ICT, facilitaire zaken en de functioneel beheerders van systemen, zijn we aan de slag gegaan. Een belangrijk verschil ten opzichte van het oude proces, is dat we de medewerker centraal gezet hebben, waarmee we uiteindelijk gekomen zijn tot een logischer georganiseerd proces. Een half jaar geleden zijn we begonnen met de bouw van ‘IDUSYS’. Dit systeem is nu gereed voor het instroomproces. Deze versie zal als eerste gebruikt worden binnen De Hoftoren. Als dit goed blijkt te werken, gaan we dit binnenkort ook gebruiken binnen geheel OCW. De invoering hiervan doen we in samenwerking en afstemming met de implementatiemanagers van de verschillende dienstonderdelen. Tegelijkertijd gaan we verder met het automatiseren van het door- en uitstroomproces. Niet onbelangrijk, want we willen niet alleen een volledige controle over tijdige uitlevering van voorzieningen, maar ook over de inname ervan.”

Het einddoel is een volledig uniform IDU-proces binnen OCW

Voor de medewerkers binnen OCW, die zorg moeten dragen voor de registratie en snelle uitlevering of inname van voorzieningen, is het van belang dat het IDU-proces optimaal is. Het nieuwe proces is eenduidiger, eenvoudiger, betrouwbaarder en transparanter. Bovendien biedt ‘IDUSYS’ stuurinformatie voor onze bestuurders, zoals inzicht in de uitgegeven voorzieningen en het aantal medewerkers.

Het uiteindelijk volledig uniformeren van de IDU-processen betekent dat we binnen geheel OCW werken met één bron aan informatie. De planning is dat dit begin 2016 gerealiseerd is. Daarmee voorkomen we fraude, onjuiste administratie, veiligheidsrisico’s, onnodige kosten en dat alles maakt de bedrijfsvoering op het gebied van IDU een stuk effectiever.