Tevredenheid over nieuw instroomproces

Eind 2015 ging het nieuwe instroomproces van start binnen OCW. Het digitaliseren van het proces en het herbeleggen van de rollen, blijkt in de praktijk goed te werken.

'Wat een verbetering is het nieuwe instroomproces' zegt Cindy van Tol. Cindy was de eerste medewerker die te maken kreeg met het verbeterde instroomproces. Zij heeft de overstap gemaakt van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid naar OCW. Cindy werd verwelkomd door PM-Adviseur, Patricia Bavelaar-Hengst. Samen gingen ze naar de servicebalie om haar registratie in orde te maken bij de baliemedewerkster, Yvonne Hoekmeijer. We vroegen naar hun beleving bij het nieuwe instroomproces.

Van links naar rechts: Patricia Bavelaar-Hengst, Yvonne Hoekmeijer, Cindy van Tol

Als nieuwe medewerker verwacht je toch dat een instroomregistratie goed geregeld is?

Cindy: 'Het grappige is dat ik in het verleden zelf gewerkt heb bij het Serviceplein en me daar bezig hield met het in-, door- en uitstroomproces van stagiaires. Ik weet dus hoe het vroeger georganiseerd was binnen OCW en kan me nog goed herinneren hoeveel papierwerk daarbij kwam kijken. De vele schakels, loketten, handwerk en mensen die betrokken waren in het proces, zorgden voor fouten. Er hoefde door miscommunicatie maar één ding fout te gaan en dan lag het hele proces stil. Dat zorgde ervoor dat we de spullen regelmatig niet op tijd konden uitleveren aan nieuwe medewerkers. Toen ik terugkeerde en me aan de andere kant van de tafel bevond, was ik verbaasd dat het proces zoveel duidelijker is geworden en zelfs geautomatiseerd is! Ik was positief verrast.'

Wat is de belangrijkste winst die behaald wordt door het nieuwe instroomproces?

'De digitalisering van het proces dat tot uiting komt in het systeem ‘IDUSYS’. Dit zorgt ervoor dat alles snel en foutloos gaat' zegt Patricia. 'De duidelijkheid in verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden is ook belangrijk. Als PM-adviseur heb ik er nu wel meer werk bij gekregen. Het zou mooi zijn als dit verandert en dat waar mogelijk verder wordt geautomatiseerd. De andere kant van het verhaal is dat ik het voorheen uiteindelijk ook op mijn bordje kreeg wanneer de boel niet goed geregeld was. Ik zag het enthousiasme bij Cindy tijdens de registratie. Als daarvoor nodig is dat ik tijdelijk een taak extra op me moet nemen, dan doe ik dat, want de klant goed bedienen staat voorop.'

Cindy: 'Ik kan me goed voorstellen dat het veel plezieriger werken is met het nieuwe proces. Ik denk dat iedereen het prettig vindt als drie paar ogen kijken naar de invoering van de personeelsgegevens. Op deze manier borg je dat de gegevens kloppen.'

Yvonne vult enthousiast aan: 'We vinden het bij de servicebalie allemaal een geweldig systeem! Het werken met het systeem is simpel. Er worden geen fouten meer gemaakt en alles gaat in één keer door. Er zijn minder handmatige handelingen nodig, zoals het maken van een kopie van een identiteitsbewijs en bankpas, maar ook het overtypen van formulieren is nu niet meer nodig', legt Yvonne uit.  Yvonne vertelt verder dat zij een bredere rol heeft gekregen. 'Ik begeleid de klant van begin tot eind. Vroeger was ik één schakel in een lange keten en had ik geen zicht op het geheel, maar de klant kwam wel weer bij mij als zaken niet goed geregeld waren. Dan moest ik in een speurtocht op zoek naar de fout en aan de slag gaan om het te laten oplossen, samen met de PM-Adviseur. Die tijd ligt nu achter ons.'

Er kan vast nog iets verbeterd worden?

'De digitalisering mag wat mij betreft verder doorgetrokken worden. Zo is er nog geen koppeling met P-Direkt, ons rijksbrede systeem voor personeel en salaris. Dat betekent dat in P-Direkt  alsnog  een nieuwe handmatige invoering plaatsvindt en dit maakt de kans op fouten weer groter.  Dit is onhandig en tijdrovend. Winst is wel dat externen niet meer in P-Direkt opgevoerd hoeven te worden', aldus Patricia.

Hoe werkt de registratie?

Yvonne: 'Nadat een medewerker in dienst genomen is bij OCW, vindt er een arbeidsvoorwaardengesprek plaats met de PM-Adviseur. In dit geval had Patricia ervoor gezorgd dat er aansluitend een afspraak met mij gemaakt was, waardoor de registratie van Cindy direct gedaan kon worden. Patricia had ook geregeld dat Cindy de gegevens bij zich had die nodig zijn voor de registratie, zoals haar identiteitsbewijs. We hebben met ons drieën alle gegevens ingevuld in het systeem en direct alle voorzieningen aangevraagd, zoals ICT-autorisaties en de toegangsautorisatie tot het kantoorpand. Cindy is op de eerste werkdag van 2016 gestart en toen lag alles voor haar klaar. Zoals het hoort!'

Vervolgstappen in de automatisering

De komende periode wordt de automatische koppeling met BvRIN (Beheervoorziening Rijks Identificerend Nummer) gemaakt. Ook het door- en uitstroomproces wordt gedigitaliseerd. Daarna kunnen alle dienstonderdelen binnen OCW gebruik maken van IDUSYS. Er wordt nagedacht over hoe de koppeling met P-Direkt te realiseren is. Zo wordt overwogen om binnenkort een proef te doen waarbij de gegevens digitaal aangeleverd worden bij P-Direkt. Indien dit succesvol blijkt, zal ook de digitalisering naar P-Direkt in de tweede helft van 2016 beschikbaar zijn.