De aanpak

IDU is een project totdat de doelen bereikt zijn en de werkzaamheden in de lijn geborgd zijn.

De gekozen projectaanpak is zoals het onderzoeksbureau ‘Gartner’ dit voorschrijft. In het project zijn eerst de uitgangspunten en het beleid vastgesteld. Daarna zijn de processen ontworpen vanuit het gezichtspunt van de medewerker, die als klant van het proces beschouwd wordt.

Bij een nieuw proces horen nieuwe rollen binnen de organisatie. Voor het IDU-proces worden medewerkers op de volgende drie rollen ingezet:

De proceseigenaar is de persoon die de bevoegdheid heeft om te bepalen hoe een proces verloopt. Deze persoon heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het proces aan de klantverwachtingen en bedrijfsdoelstellingen voldoet, vandaag en in de toekomst.

De producteigenaar is de persoon, die voor één of meer applicaties bepaalt welke functionaliteit ingebouwd wordt en zorgt ervoor dat de werking van de applicatie gewaarborgd is.

De ketenregisseur wordt wel ‘het oliemannetje’ van de keten genoemd, die met name op de schakelpunten van de keten belangrijk werk verricht. Hij zorgt voor draagvlak binnen zijn eigen organisatie, stimuleert mensen tot ketensamenwerking en zorgt dat het ketenbelang binnen zijn organisatie zichtbaar blijft.

Naast bovenstaande rollen zijn er nog meer rollen, zoals de WID-scan medewerker die paspoorten of ID-kaarten scant en nieuwe medewerkers registreert. Bevoegd gezag is een medewerker of manager die autorisatie geeft voor de registratie en de bestelling van de voorzieningen. En tot slot de functioneel beheerder: dat is de medewerker die zorgt dat het ICT-systeem goed functioneert.

Ook is gekeken welke kennis en ervaring van welke software-producten aanwezig is binnen OCW. Op basis daarvan is gekozen voor een database en ontwikkelprogramma, waarin onder andere het registratieproces ontwikkeld wordt.

Implementatie

De implementatie is in volle gang binnen OCW. Per dienstonderdeel is een implementatieregisseur of projectleider aangewezen. Aan de hand van een plan wordt de implementatie mogelijk gemaakt. Dit gebeurt in samenwerking met medewerkers binnen het dienstonderdeel. Samen kijken de projectmedewerkers van het project IDU en de projectleider binnen het dienstonderdeel naar de invulling van de totale implementatie. Denk hierbij aan de invulling van de rollen, de plek van de WID-scanner (zowel fysiek als wie deze bedient) en de standaard benodigde voorzieningen.

We houden je op de hoogte

Een optimale informatievoorziening zal belangrijk zijn binnen de aanpak om de implementatie mogelijk te maken. Dat betekent dat er vanuit het project IDU zo goed mogelijk zal worden samengewerkt met de verschillende dienstonderdelen. Zij worden op de hoogte gehouden van de richting en ontwikkelingen gedurende de gehele implementatie van het IDU-proces. De gebruikers worden ook opgeleid in het werken binnen het nieuwe proces.