De verbeteringen

IDU zorgt voor een uniforme manier van het registreren en beheren van identiteiten en voorzieningen. En ook voor optimale regie bij in- door- en uitstroom medewerkers: controle over levering en inname van voorzieningen.

De afdelingen binnen OCW die nu te maken hebben met het in-, door- en uitstroomproces zijn onderdeel van een keten. De handelingen in het proces zijn talrijk en in sommige gevallen complex. Indien er juiste en tijdige informatie ontbreekt, wordt de kans op fouten groter of ontstaan er ongewenste wachttijden. Deze keten begint wanneer een nieuwe medewerker gaat starten. De keten eindigt pas wanneer de medewerker uit dienst treedt.

Het moet goed geregeld zijn

Een eenvoudig voorbeeld van hoe het nooit mag gaan is dat er voor een nieuwe medewerker op de eerste werkdag geen rijkspas klaar ligt bij de receptie, simpelweg omdat de beveiligingsafdeling niet is geïnformeerd over de komst van de nieuwe medewerker. 

Het minimaliseren van het aantal handelingen en het maximaliseren van juiste en actuele gegevens zorgt automatisch voor verbeteringen. Een greep uit de verbeteringen:

  • Eenmalige registratie van een identiteit, meervoudig gebruik van de gegevens.
  • Het proces en het systeem worden een uniform geheel binnen heel OCW. De invulling van de gedefinieerde rollen kunnen verschillen.
  • Invoering van zowel identiteitsgegevens, de context en de voorzieningen gaat in één keer.
  • Invoering van partnernaam gebeurt ook meteen bij registratie, zodat het juiste e-mailadres aangevraagd wordt.
  • Directe verwerking door het systeem van scans en digitale goedkeuring voor automatische bestellingen.
  • Bij de eerste registratie wordt vastgelegd welke voorzieningen iemand heeft gekregen.
  • Bij door- of uitstroom worden deze voorzieningen ingenomen en daarop wordt gecontroleerd.
  • Het nieuwe proces zal zoveel mogelijk digitaal aansluiten op het nieuwe aanstellingsproces van P-Direkt.